女性の花形職と言ってもよいのが秘書です。
秘書になると高収入な男性と出会える、結婚相手探しに良い、というイメージもあるかもしれません。女性としてのスキルを上げることも出来るでしょう。
だからこそ、秘書になりたいと思っている女性が増えています。
しかし秘書になりたいからといって簡単になれるわけではありません。秘書になるにはどうすれば良いのでしょうか。また、秘書になるためにはどんな資格や適正が必要なのかまとめてみました。
秘書になるには資格が必要？
資格がないと働けない仕事も多いですが、実は秘書には決まった資格がありません。
持っていたほうが有利な資格はいくつかありますが、資格がなくても秘書になることは出来ます。秘書とはあくまでスキルと経験がものを言う仕事です。そのため、経験も資格もなくてもなろうと思えば秘書として働くことは可能です。
だからといって簡単に働ける仕事と言うわけではありません。秘書になりたいといっても簡単には働くことが出来ないのです。
秘書になるには何が大切なのか、詳しくまとめていますので、秘書になりたい方は参考にしてみてください。
新規採用で秘書の募集はほとんどない
なぜ簡単に秘書にはなれないのかというと、秘書は新規採用がほとんどないからです。
まず第一に、新卒で秘書を募集しているところはほとんどありません。
ある程度の大きさの企業であれば秘書室や秘書課がありグループ秘書として働くことはありますが、秘書課に新卒の社員が配属されることはほとんどないのです。
もちろんたまたま秘書課に配属されることはあるかもしれませんが、全くの未経験の方が希望して秘書になれるというわけではありません。たまたま配属されたのが秘書課だった、という偶然があるかもしれない程度です。
未経験の人が秘書になることも少ないでしょう。秘書はスキルが重要です。社会人としてのスキルがある程度あれば採用されることもあるかもしれませんが、ほとんどの企業の秘書は経験者優遇です。
秘書になるためには、まずは秘書課のある一般企業で事務職などで働きスキルを身に付け秘書課に配属されることです。
秘書になるには会社に適正があることをアピールする
秘書になりたい場合は、適正があるかをアピールすることが大切です。
秘書は簡単な仕事に思われてしまうかもしれませんが、実はとても大変で責任の重い仕事です。また、スキルだけではなく適正がなければ難しいでしょう。
秘書のレベルは会社のレベルと判断されることもありますので、予想以上に秘書の仕事は責任が重いと言えます。
だからこそ、一般職として働きながら秘書に適しているというアピールをしなければいけません。スケジュール管理をしっかりと出来る、メールや電話の対応を適切に出来る、ビジネスマナーを身に着けているなどの基本的なことはもちろん、対人能力も必要となります。
秘書になるために資格を取っておくと有利
秘書に資格は必要ありませんが、秘書になるために必要なスキルを身に付けられる資格は存在します。
必須ではありませんが、秘書として働きたいのであれば十分アピールにつながるでしょう。簡単な資格も多いので、資格取得の勉強をしてみてはいかがでしょうか。
秘書技能検定試験
秘書技能検定試験は名前のとおり秘書としての技能があるかどうかの資格です。
秘書技能検定試験は1級、準1級、2級、3級の4段階に別れていて、2級と3級は年に3回、筆記のみのマークシートと記述式の試験で行われています。2級3級は決して難しくないので、秘書としての基礎を学びたい人にはおすすめの試験です。
準1級はマークシートと記述問題が半数程度、1級は全てが記述式の問題となっています。また、筆記試験合格後に面接試験があり、面接を通過すると合格になります。いずれも年に2度試験があります。
秘書技能検定試験は主に5つの分野があります。
一つ目は秘書としての資質です。
身だしなみと記憶力、判断力、人柄や気配りなどが見られます。
二つ目は職務知識です。
上司の仕事の機能や秘書としての機能が適切に守れているかどうかが見られます。
三つ目は一般知識です。
秘書には欠かせない時事問題や経営問題、税法やマーケティングの知識などが試されます。
四つ目はマナーや接遇です。
敬語をはじめ、来客対応や電話対応、あらゆる秘書業務についての試験が行われます。
五つ目はビジネス文書やグラフの作成、出張管理やファイリングのスキルを見る試験です。
以上の5つの試験から秘書としてのスキルがあるかどうかを判断されます。秘書を目指している人は是非取得を目指してください。
MOS検定
MOS検定はパソコン資格の中でも定番のものです。
知名度が高く、MOS検定の資格を持っているとエクセルやワードといった一般的なパソコンスキルがあるとみなされます。全て基本的なものなので、決して難しくはありません。
なぜ秘書にMOS検定が必要なのかと言うと、秘書はパソコンスキルも重要だからです。上司の代わりにエクセルやワードを使い文書作成を行ったり会議資料を作る必要があります。また、スケジュール管理なども行う場合もあるでしょう。
秘書ならなくてはならない資格、と言うわけではありませんが、わかりやすく自分のパソコンスキルを提示するために必要な資格といって良いはずです。
ちなみにMOS検定はワードエクセルそれぞれのスペシャリスト、エキスパートの段階があります。全国一斉試験の場合はオンラインで毎月1,2回、会場試験の場合は全国で随時開かれているので試験設けやすいでしょう。
外資系ならTOEIC
外資系の秘書を目指すのであれば、TOEICもおすすめです。
TOEICとは国際コミュニケーション英語能力テスト（Test of English for International Communication）の略語で、とても有名な資格です。
英語のスキルが必要な職業の方の多くが持っています。
TOEICは資格試験ではありますが、合否はありません。また母国語が英語以外の方が受験する資格です。
受験した結果により点数が付けられ、自分の英語のスキルとなります。点数が高ければ高いほど英語能力があると評価される試験です。
TOEICに特に受験資格はなく、頻繁に試験が行われています。
検定料金は一律5,725円、リスニングとリーディングがマークシート方式で行われます。
外資系の秘書に英会話能力は必須です。また、外資系ではなくても今は英語はあらゆる場面で必要となります。秘書以外を目指す場合でも、とっておいて損はない資格でしょう。ただ英語の勉強をするだけでも、生活に行かせるスキルとして見につきます。
秘書に向いている人はどんな人？
秘書に向いている人はなんといっても几帳面な人です。
気が利いて柔軟なサポートが出来て、人のために尽くすことにやりがいを感じる人は向いているでしょう。
また、様々な仕事を同時進行したり、優先順位をつけて働いたり、時間に性格なことも大切です。場の空気を読める、対人スキルがあることも大切です。さまざまな人と接する秘書なので、やはり人当たりのよさは重要でしょう。
逆に向いていない人は気が回らない人、マルチタスクが出来ない人、時間のルーズな人です。また、だらしのない人や達成感にやりがいを感じると言う人はあまり向いていません。
秘書は達成感を求めるものではなくあくまでサポートを意識する仕事です。サポートをすることにやりがいを感じられない人は秘書には向いていません。
自分のやりたいことをやる！という性格の方よりは「誰かのために何かしたい」と献身的に考えられる人は秘書を目指してみてはいかがでしょうか？
秘書経験がある場合は中途採用でもなれる
秘書から秘書への転職者は意外と多いです。
特にスキルアップのために、グループ秘書から個人秘書に転職をする人は沢山います。グループ秘書として働いていてスキルが認められ個人秘書になる場合もありますが、やはり給与アップやスキルアップを目指すのであれば転職が一番です。
最近は派遣の秘書も増えているので、結婚や出産をきっかけに派遣秘書になる人もいます。
一般事務や受付を経て秘書になる人もいますが、やはり秘書から秘書に転職をする人のほうが有利です。
秘書になるのは簡単ではない
秘書になりたいといっても簡単になれるものではありません。
一度秘書になった人は転職などで再度秘書として働く方が多いです。だからこそ、新しく秘書になりたいといっても秘書としての経験値をつむことが出来ず、秘書として働くことが出来ません。
しかし中には未経験でも働ける職場があります。
もし未経験で秘書になりたい場合はグループ秘書などからスキルを磨き、秘書としての経験値を付けてみてはいかがでしょうか。
女性がどこまでもスキルアップできる仕事が秘書業務なのです。
秘書に転職するためにはどうすればいいの？
もしあなたがこれから秘書へ転職する場合はまず求人を探さなければいけません。
まだ決意が固まってなくても世間では秘書の求人にどんなものがあるのかを前もって知っておくのも大切です。
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