秘書という言葉は知っていても、具体的にどんな仕事をするか詳しく知っている人はあまりいないかもしれません。
上司のスケジュール管理、さまざまなお世話や顧客対応以外にも秘書にはとても沢山の仕事があります。
多岐にわたる仕事があるため、マルチに何でもこなせる方の方が秘書に向いていると言えるでしょう。
そこで今回は秘書の仕事内容について詳しくまとめてみました。
秘書の仕事内容はイメージより大変
秘書はさまざまな立場の人に必要なポジションです。
社長、政治家、医師や役員、弁護士などにも付いている場合があります。
もちろん秘書がいなくても働ける方も沢山いますが、仕事が忙しくなればなるほど庶務や雑務を代わってくれる人がいなければ仕事を円滑に進めることが出来なくなってしまいます。
そんなときに欠かせないのが、秘書です。
上司の代理、とまでは行きませんが、上司が仕事に専念できるように裏から支えてあげるのが秘書の役割です。
上司の仕事が重要であればあるほど、秘書の仕事の責任も重くなります。
もし仕事でミスをするとそのまま上司のミスにつながってしまうでしょう。だからこそ秘書の仕事はイメージよりもとても大変で重要な仕事なのです。
秘書の仕事内容とは？
秘書の仕事の内容は多岐に渡ります。
本当にさまざまな仕事があり、毎日全く同じ業務をこなすということはありません。また、どんな相手の秘書なのかによっても代わってくるでしょう。
- スケジュール管理
- 電話やメールの対応
- 会議資料などの作成
- 清掃など上司の身の回りの環境整備
大まかな秘書の仕事内容は4つあります。
スケジュール管理
一つ目は、上司のスケジュール管理です。これが秘書の一番大切な仕事といっても過言ではありません。会議や会合など社内外のスケジュールを調節することが秘書の役割です。
秘書をつける職業、というのは仕事がとても多く個人では把握しきれません。だからこそ秘書が管理し、タイムスケジュールに沿って対応を行います。
また円滑にスケジュールをこなせるように車や新幹線、飛行機やレストランの予約をとる場合もあります。
もちろん決まったスケジュール通りに上司を誘導することも仕事の一つです。スケジュール確認が間違っていたり時間通りに動けないと上司の信用にもかかわります。想像以上に大変で貴重な仕事が、スケジュール管理なのです。
電話やメールの対応
次に電話対応やメールの対応です。
上司宛にかかってきた電話を取り次いだり、受けたメールの返信を行います。そのためビジネスマナーがしっかりとしていなければいけません。
秘書の対応がそのまま上司の評価につながるので、正しいマナーが身についていなければ秘書として成り立たないのです。
そのため一般的なビジネス用語や敬語、電話対応やメールの書き方を身につければいけません。円滑に電話やメールの連絡を取り上司に伝えることも大切です。
ただ秘書として働き始めたときに教えてもらえたり、秘書に抜擢される前に自然と身に着けていたりすることが多いので、あまり無理に身に着けようとする必要はないかもしれません。
会議資料などの作成
会議や商談に使うための資料を作成するのも秘書の仕事です。
忙しい上司に代わり仕事内容を把握し適切な資料作成を行います。
こちらもわかりやすく円滑な資料作りを行う必要があります。
そして上司の仕事をある程度理解していないと、商談のための資料を用意することは難しいでしょう。
日々さまざまな知識を身につけないと仕事としてやっていくことは出来ません。
清掃など上司の身の回りの環境整備
雑務も秘書の仕事です。
上司のデスクを整える、お茶を用意する、スーツのクリーニングや手配をするなどの秘書の仕事の一部です。
他にも整理整頓やお中元お歳暮の手配、情報収集や代理出席なども行う場合があります。
そのため本当にさまざまな業務をこなす必要がありますし、あらゆるスキルを身につけなければいけません。上司の中には驚くような注文をする方もいますし、プライベートのお世話まで任される場合もあるでしょう。
そういった業務にも対応できるのが、秘書として必要なスキルなのです。
働き方として個人秘書とグループ秘書がある
秘書は大きく分けて個人秘書とグループ秘書があります。
個人秘書は、一般的に想像できる秘書といって良いでしょう。
1人の上司に1人の秘書が専属で付き仕事をサポートします。
法律事務所や大学教授、役員などには個人秘書が付く場合が多いでしょう。
個人で仕事をするため責任は重大で、さまざまな知識やスキルが必要となります。特に対外的な事務処理やサポートが必要となるので、上司の仕事内容に詳しく理解のある秘書でなければ勤まりません。
一方グループ秘書とは言葉通りグループとして秘書に所属するものです。
大企業の役員などは仕事量が多く、1人の秘書だけでは仕事をこなすことが困難です。そのため秘書課に配属されたチームで役員をサポートすることになります。
複数で行ったほうがミスを防げる、さまざまな対応が出来る、文書作成や株式総会の準備も円滑に行えるなどのメリットがあります。
もちろん複数で行うからといって1人の責任が軽くなると言うわけではありませんが、はじめて秘書になるという人はグループ秘書として働き始めることが多いでしょう。
秘書を希望していなくても、入社後に秘書課に配属されると言う場合もあります。そのため、秘書になりたくてなった人はもちろん、たまたま秘書になってしまったという人もいます。
秘書は企業だけでなく大学や病院などにも働き口がある
秘書というと会社の役員や議員の秘書と言う印象が強いですが、実は大学や病院にも秘書と言う仕事は存在します。
全ての教授や医師に秘書が付いていると言うわけではありませんが、秘書がいたほうが円滑に仕事を行うことが出来るのでしょう。
大学教授の中でも忙しい人だと、授業だけではなくさまざまな研究や学会の仕事に追われて時間がなかなかありません。だからこそ、そんな教授の雑務を手伝ってくれるのが教授秘書の仕事です。
電話対応や来客対応、経理や庶務などを引き受けます。
もちろん秘書がいない研究室もとても多いですが、有名大学の場合は教授1人にそれぞれ秘書が付いている場合もあります。
また、忙しい教授の場合は複数名の秘書が付いている場合もあるでしょう。
教授秘書の給与は、企業からの共同研究費や助成金から支払われることがほとんどです。
そのためある程度の予算がなければ秘書を配属することが出来ません。
そして教授秘書は教授の仕事にある程度の理解がないと難しいため、秘書としてのスキル以外にも様々な知識が必要となります。
医療秘書はなかなかありません。医師がそのまま1人で働いていると言う場合が多いですが、忙しい場合は秘書を配属する場合もあります。
医療秘書は基本は医師のサポート業務を行いますが、病院の医院長のみの場合、医師にそれぞれつく場合もあれば、看護部長などの責任のあるポジションに個人秘書として付く場合もあります。他にも医局秘書として病院業務全体の秘書を任される場合もあるでしょう。
医師や看護師の基本業務は、医療行為です。円滑な医療行為を行うためにも、事務作業や雑務を秘書にかませて効率化をはかります。
そのため主な仕事は電話やメールの対応、主張の手配や郵便物の管理、場合によっては学会へ同行したり資料作成を行う場合もあります。
診察のスケジュールを確認したり、手術の予定表を作成するのも秘書の仕事です。
病院秘書はあまり聞かないと言う人も多いでしょうが、実は沢山の仕事を抱えている秘書なのです。
仕事内容は上司のスケジュールに合わせるので気苦労も多い
秘書の仕事は上司のサポートです。そのため上司以上に激務になる場合も多いでしょう。上司の先回りをしてさまざまなスケジュールを整える必要がありますし、雑務もこなします。
また、休日でも上司から連絡があれば仕事をしなければいけない場合もありますし、休日も思うように取れない可能性もあるでしょう。
これは特に個人秘書に多いです。個人秘書は1人につき一人の秘書が配属されているため、代わりが聞きません。その分のスキルを備わってはいるものの、代わりがいない業務だからこそ責任も重く、仕事も激務の場合が多いです。
秘書は社長のアシスタントと思っているかもしれませんが想像以上に大変な仕事です。
覚えることは沢山ありますし日々スキルを磨き知識を身につけ、緊張感のある現場で働かなければいけません。
また、上司のわがままに付き合わなければいけない場合もあります。
上司によってはプライベートなお願いをしたり、仕事には関係のない業務を押し付けられる場合もあるでしょう。スーツのクリーニングやペットのお世話を任されたという秘書もいるほどです。
上司のスケジュールに合わせることはもちろんあらゆる仕事に適応しなければ出来ない業務です。
秘書に憧れている女性は少なくはないかと思いますが、秘書は想像以上に大変なことを理解したうえで目指しましょう。